Wie war das noch mal mit der Reisekostenabrechnung? Wo liegt die aktuelle Präsentationsvorlage? Und wer kennt sich mit dem Kunden aus, den der Kollege vor seinem Ruhestand betreut hat? Solche Fragen kosten im Arbeitsalltag jeden Tag Zeit.
Die Lösung: eine zentrale Wissensdatenbank erstellen, in der das Wissen Ihres Unternehmens geordnet, aktuell und für alle Berechtigten auffindbar ist. Doch wie geht man dabei vor?
In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie in 8 Schritten eine Wissensdatenbank erstellen, die im Alltag tatsächlich genutzt wird.
Was ist eine Wissensdatenbank?
Eine Wissensdatenbank ist ein zentraler Ort, an dem Unternehmen ihr Wissen sammeln, strukturieren und zugänglich machen. Dazu gehören zum Beispiel Anleitungen, Prozessbeschreibungen, häufige Fragen, Checklisten oder Erfahrungen aus Projekten. Anders als in verstreuten Ordnern, E-Mails oder Chatverläufen ist das Wissen hier verknüpft, durchsuchbar und unabhängig von einzelnen Personen verfügbar. Oft wird die Wissensdatenbank auch als Firmenwiki bezeichnet.
Warum sich der Aufwand lohnt
Wissen, das nur in den Köpfen einzelner Mitarbeitender steckt, geht verloren, sobald diese das Unternehmen verlassen oder in den Urlaub gehen. Gleichzeitig verbringen viele Beschäftigte einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Wer eine Wissensdatenbank erstellt, verkürzt Einarbeitungszeiten, vermeidet doppelte Arbeit und sorgt dafür, dass alle mit denselben, aktuellen Informationen arbeiten.
In 8 Schritten eine Wissensdatenbank erstellen
1. Ziele und Zielgruppe festlegen
Klären Sie zuerst, wofür die Wissensdatenbank gedacht ist: Soll sie neue Mitarbeitende beim Einstieg unterstützen, Prozesse dokumentieren oder Fachwissen aus Projekten sichern? Je genauer Sie Ziel und Zielgruppe kennen, desto leichter fällt die spätere Struktur.
2. Vorhandenes Wissen sammeln
In den meisten Unternehmen gibt es bereits viel dokumentiertes Wissen – nur eben verteilt auf Laufwerke, E-Mail-Postfächer und Notizen. Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Inhalte existieren, welche davon noch aktuell sind und wo Lücken bestehen.
3. Eine klare Struktur entwickeln
Eine gute Wissensdatenbank lebt von ihrer Ordnung. Legen Sie Kategorien fest, etwa nach Abteilungen, Themen oder Prozessen, und ergänzen Sie diese durch Schlagworte. Halten Sie die Struktur bewusst schlank: Zu viele Ebenen machen das Navigieren mühsam.
4. Verantwortlichkeiten bestimmen
Wissen veraltet. Bestimmen Sie deshalb für jeden Themenbereich eine verantwortliche Person, die Inhalte prüft, ergänzt und bei Bedarf aktualisiert. So bleibt die Wissensdatenbank verlässlich und das Vertrauen der Nutzer erhalten.
5. Einheitliche Regeln für Beiträge festlegen
Damit Einträge schnell erfasst und leicht verstanden werden, helfen einfache Regeln: ein aussagekräftiger Titel, eine kurze Zusammenfassung am Anfang, klare Zwischenüberschriften und Verweise auf weiterführende Inhalte. Bilder und Anhänge machen komplexe Abläufe zusätzlich verständlicher.
6. Die passende Software auswählen
Eine Wissensdatenbank sollte in die tägliche Arbeit eingebunden sein. Achten Sie bei der Auswahl auf eine leistungsfähige Suche, die Verknüpfung mit Projekten und Dokumenten, ein durchdachtes Berechtigungssystem und eine einfache Bedienung. Auch der Datenschutz spielt eine Rolle: Ein Anbieter mit Serverstandort in Deutschland erleichtert die Umsetzung der DSGVO.
7. Mitarbeitende einbinden
Die beste Wissensdatenbank nützt nichts, wenn sie niemand verwendet. Stellen Sie das System im Team vor, zeigen Sie konkrete Vorteile im Alltag und laden Sie alle ein, eigenes Wissen beizutragen. Führungskräfte haben dabei eine Vorbildfunktion: Verweisen sie bei Fragen konsequent auf die Wissensdatenbank, wird sie schnell zur ersten Anlaufstelle.
8. Regelmäßig pflegen und weiterentwickeln
Eine Wissensdatenbank ist nie fertig. Planen Sie feste Termine ein, an denen Inhalte überprüft werden, und werten Sie aus, wonach häufig gesucht wird. Fehlende Themen lassen sich so gezielt ergänzen, veraltete Einträge archivieren.
Wissensdatenbank erstellen mit der IntranetBOX
Mit der IntranetBOX können Sie eine Wissensdatenbank direkt in Ihrem Intranet aufbauen. Dabei unterstützen Sie unter anderem diese Funktionen:
- Wissenseinträge mit Text, Bildern und Anhängen
- Verknüpfungen mit Projekten, Teams und der Dokumentenablage
- Kategorien und Schlagworte, die abonniert und im persönlichen Dashboard angezeigt werden
- Eine Enterprise-Suche, deren Treffer sich nach Kategorien filtern lassen
- Rechte über Gruppen und Rollen, die festlegen, wer Inhalte sehen und bearbeiten darf
- Hosting in einem zertifizierten Rechenzentrum in Düsseldorf oder Betrieb auf eigenen Servern
Fazit: Wissen sichern, Zeit sparen
Wer eine Wissensdatenbank erstellen möchte, braucht vor allem eine klare Struktur, feste Verantwortlichkeiten und die Unterstützung der Mitarbeitenden. Die passende Software sorgt dafür, dass Wissen schnell gefunden wird und sicher im Unternehmen bleibt. Starten Sie lieber mit einem überschaubaren Bereich und bauen Sie die Wissensdatenbank Schritt für Schritt aus – so entsteht ein Werkzeug, das im Alltag wirklich hilft.
Sie möchten sehen, wie eine Wissensdatenbank in der IntranetBOX aussieht? Fordern Sie eine unverbindliche, 60-minütige Online-Demo an.
