Unternehmensinterne Prozesse sind im Finanzsektor mit der WorkflowBOX. Banken, Versicherungen und Finanzdienstleistern wird gemeinhin nachgesagt, dass sie die kompliziertesten betriebsinternen Prozesse im umfassenden Branchenvergleich haben, nicht zuletzt, weil die Revisionssicherheit in diesem Sektor unabdingbar ist.
Dennoch bilden diese Unternehmen häufig das Schlusslicht in der Organisation, visuellen Darstellung und internen Bekanntmachung eben dieser Prozesse. Ein Manko, welches jährlich mehrstellige Millionenbeträge verschlingt, da aus Mangel an Struktur sowohl intern als auch extern fehlkommuniziert wird. Hinzu kommt, dass Sicherheitsbestimmungen missachtet werden, die dann bei späteren Prüfungen durch die Revisionsabteilung nachgebessert werden müssen.
Oft liegt dies gar nicht am fehlenden Willen in den Führungsetagen, wie oft gemunkelt wird. Es fehlt lediglich an einem geeigneten Tool, welches für alle Mitarbeiter die Arbeitsprozesse klar veranschaulicht und dem Projekt-/Prozessverantwortlichenden ständigen Überblick gewährt.
Ein solches Tool bietet seiteinigen Monaten die IntranetBOX GmbH mit Hauptsitz in Düren in NRW und einer Niederlassung in Hamburg erfolgreich an.
Die sogenannte WorkflowBOX wurde ursprünglich als Add-on zur umfassenden Kommunikationsplattform für Firmen jedweder Größenordnung entwickelt, kann aber aufgrund diverser Schnittstellen auch losgelöst von der IntranetBOX eingesetzt werden.
Die WorkflowBOX bietet die Möglichkeit, über einen intuitiven Editor auch hochkomplexe Arbeitsprozesse visuell im Workflow-Diagramm darzustellen und somit einfach und übersichtlich zu machen. Ein Prozess wird dabei in alle Teilaufgaben zerlegt. Jede einzelne davon kann einem Mitarbeiter zugewiesen werden, der einen Hinweis über seine Verantwortlichkeit erhält. So geht keine Aufgabe mehr in der Vielzahl der Aufgaben unter.
Durch die Möglichkeit, zu jeder Aufgabe beliebig viele Dokumente zu hinterlegen (beispielsweise auch ein Upload von bearbeiteten Formularenist möglich) und durch die automatisierte Versionierung nach jedem Eintrag ist die besonders im Finanzsektor erforderliche Revisionssicherheit ebenfalls gewährleistet.
Ein Projekt-/Prozessverantwortlicher behält jederzeit den Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstatus und kann Auswertungen und ggfs. Änderungen an den Prozessen vornehmen. Alle beteiligten Mitarbeiter haben Zugriff auf die WorkflowBOX und bleiben informiert. Eine Fehlkommunikation ist ausgeschlossen.
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