Was kostet ein Intranet? Diese Frage stellen sich fast alle Unternehmen, bevor sie ein Intranet-Projekt starten.
Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an. Die Intranet Kosten hängen davon ab, wie viele Mitarbeitende das System nutzen, welche Funktionen benötigt werden und ob Sie die Software mieten oder kaufen.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die 7 wichtigsten Kostenfaktoren, typische Preisspannen am Markt und worauf Sie beim Vergleich von Angeboten achten sollten.
Typische Intranet Kosten am Markt
Die meisten Anbieter rechnen heute pro Nutzer und Monat ab. Die Spanne ist groß: Einfache Mitarbeiter-Apps gibt es bereits für unter einem Euro pro Nutzer und Monat, umfangreiche Intranet-Plattformen mit Dokumentenmanagement, Workflows und Schnittstellen liegen meist im Bereich von einigen Euro bis über zehn Euro pro Nutzer und Monat. Bei größeren Projekten erstellen viele Anbieter individuelle Angebote.
Auch Microsoft-Lösungen sind nicht kostenlos: SharePoint ist zwar in vielen Microsoft-365-Paketen enthalten, doch die Lizenzkosten fallen für jeden einzelnen Nutzer an – und für ein gutes Intranet kommen häufig Zusatzlizenzen, externe Dienstleister und interner Konfigurationsaufwand hinzu.
7 Faktoren, die Ihre Intranet Kosten bestimmen
1. Anzahl und Art der Nutzer
Der wichtigste Faktor ist die Nutzerzahl. Viele Anbieter unterscheiden dabei zwischen aktiven Nutzern, die Inhalte erstellen und bearbeiten, und lesenden Nutzern, die Informationen nur abrufen. Diese Unterscheidung kann die Kosten deutlich senken, denn in den meisten Unternehmen pflegt nur ein kleiner Teil der Belegschaft Inhalte.
2. Funktionsumfang
Ein Basis-Intranet mit News, Dokumentenablage und Mitarbeiterverzeichnis kostet weniger als eine Plattform mit Workflows, Formularen, Social-Funktionen oder einer eigenen Wissensdatenbank. Prüfen Sie genau, welche Funktionen Sie wirklich brauchen – und welche Sie später ergänzen können.
3. Mieten oder kaufen
Bei der Miete (Software as a Service) zahlen Sie eine laufende Gebühr, der Anbieter kümmert sich um Server, Updates und Sicherheit. Beim Kauf betreiben Sie die Software auf eigenen Servern. Das kann sich bei großen Nutzerzahlen rechnen, verursacht aber zusätzliche Kosten für Infrastruktur, Personal und Wartung.
Unser Tipp: Vergleichen Sie beide Modelle nicht nur anhand der monatlichen Gebühr, sondern über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren. Erst die Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) inklusive Servern, Updates, Backups und Arbeitszeit Ihrer IT zeigen, welches Modell für Ihr Unternehmen wirtschaftlicher ist.
4. Einführung und Konfiguration
Neben den Lizenzen fallen einmalige Kosten für die Einführung an: Workshops, das Erstellen eines Lastenhefts, die Einrichtung von Strukturen und Berechtigungen sowie die Gestaltung im eigenen Corporate Design. Wie ein solches Projekt abläuft, beschreiben wir in unserem Leitfaden zum Intranet erstellen.
5. Schnittstellen zu bestehenden Systemen
Soll das Intranet mit Active Directory, Exchange, Netzlaufwerken oder einem ERP-System zusammenarbeiten, entstehen Aufwände für Konnektoren und deren Einrichtung. Fertige Schnittstellen sind dabei deutlich günstiger als individuelle Programmierung.
6. Support und Service-Level
Wie schnell erhalten Sie Hilfe, wenn etwas nicht funktioniert? Viele Anbieter bieten unterschiedliche Service-Level-Agreements an. Ein höheres Service-Level kostet mehr, ist aber für geschäftskritische Anwendungen sinnvoll.
7. Interne Aufwände
Oft unterschätzt werden die internen Kosten: Zeit für Redaktion und Pflege der Inhalte, Schulungen und die Koordination im Projektteam. Ein Intranet mit einfacher Bedienung senkt diesen Aufwand spürbar.
Versteckte Kosten erkennen
Achten Sie beim Vergleich von Angeboten auf Posten, die nicht sofort sichtbar sind: Gebühren für zusätzlichen Speicherplatz, kostenpflichtige Erweiterungen, Kosten für die Datenmigration aus dem alten System oder Preiserhöhungen nach der ersten Vertragslaufzeit. Fragen Sie außerdem nach Mindestlaufzeiten und Kündigungsfristen. Nur wenn alle Posten auf dem Tisch liegen, lassen sich die Intranet Kosten verschiedener Anbieter fair vergleichen.
Lohnt sich ein Intranet?
Den Kosten steht ein messbarer Nutzen gegenüber. Studien zeigen, dass viele Büroangestellte jährlich über 300 Arbeitsstunden mit vermeidbaren Tätigkeiten wie der Suche nach Informationen verlieren. Ein einfaches Rechenbeispiel: Spart ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden durch ein Intranet nur eine Stunde pro Person und Woche, sind das bei 46 Arbeitswochen 4.600 Stunden im Jahr. Bei Personalkosten von 40 Euro pro Stunde entspricht das einem Gegenwert von 184.000 Euro – ein Vielfaches der üblichen Intranet Kosten.
So setzen sich die Kosten der IntranetBOX zusammen
Bei der IntranetBOX erhalten Sie ein individuelles Angebot, das sich nach Ihrem tatsächlichen Bedarf richtet:
- Lizenzen ab 50 Nutzern, gestaffelt nach aktiven und lesenden Nutzern
- Basis-Version mit den Kernfunktionen oder Enterprise-Version mit Erweiterungen wie WorkflowBOX, SocialBOX und Konnektoren
- Kauf für den Betrieb auf eigenen Servern oder Miete in unserer Cloud in Deutschland – mit identischem Funktionsumfang
- Service-Level nach Wahl
- Mindestlaufzeit von 12 Monaten, danach monatlich kündbar
In der Mietvariante sind Patch-Management, Monitoring, Datensicherung und SSL-Verschlüsselung bereits enthalten.
Fazit: Kosten und Nutzen gemeinsam betrachten
Die Intranet Kosten lassen sich nicht pauschal beziffern, aber gut planen: Wer Nutzerzahl, Funktionsumfang, Betriebsmodell und Einführungsaufwand frühzeitig klärt, erhält vergleichbare Angebote und vermeidet böse Überraschungen. Entscheidend ist am Ende nicht der günstigste Preis, sondern ein Intranet, das Ihre Mitarbeitenden tatsächlich nutzen.
Sie möchten wissen, was die IntranetBOX für Ihr Unternehmen kostet? Auf unserer Preisseite erfahren Sie, wie sich Ihr individuelles Angebot zusammensetzt – oder Sie fordern direkt eine unverbindliche Online-Demo an.
