Ob fehlende Informationen, endlose Meetings oder stockende Entscheidungswege – in deutschen Büros geht täglich wertvolle Zeit verloren. Eine aktuelle Studie von Lucid Software zeigt: Die Ursache liegt meist nicht bei den Mitarbeitenden, sondern in den veralteten Strukturen vieler Unternehmen. Und die Kosten für diese Ineffizienz sind enorm.
Täglicher Frust: Die Suche nach Informationen
Laut der Umfrage unter mehr als 2.100 Büroangestellten – davon 272 in Deutschland – verbringen knapp die Hälfte der Befragten (49 %) täglich ein bis zwei Stunden damit, grundlegende Informationen für ihre Arbeit zusammenzutragen. Die benötigten Daten verstecken sich häufig tief in Ordnerstrukturen oder veralteten Tools. Noch schlimmer: 39 % müssen regelmäßig Dokumente komplett neu erstellen, weil sie schlichtweg nicht mehr auffindbar sind.
300 Stunden – verloren, bevor die Arbeit beginnt
Rechnet man diese Zeitverluste hoch, verschwenden viele Angestellte jährlich über 300 Arbeitsstunden mit Tätigkeiten, die vermeidbar wären. Hinzu kommen langsame Entscheidungsprozesse (44 %) und ständige Unterbrechungen durch Meetings (38 %), die konzentriertes Arbeiten zusätzlich erschweren.
Das Problem wird größer – nicht kleiner
Im Vergleich zu den Vorjahren hat sich die Lage weiter verschärft. 2024 gaben 44 % der Befragten an, dass mangelnde Transparenz in Arbeitsprozessen zu Projektproblemen geführt hat – ein Anstieg von 7 Prozentpunkten gegenüber 2023. Auch Führungskräfte tun sich zunehmend schwer damit, relevante Informationen aktuell und zugänglich zu halten: 43 % sehen hier ein zentrales Problem.
Lösung in Sicht: Bessere Prozessdokumentation
Die Mehrheit der Befragten sieht in einer klaren und aktuellen Prozessdokumentation den Schlüssel zur Verbesserung. Wenn Informationen, Zuständigkeiten und Abläufe zentral und verständlich dokumentiert sind, könnten laut 65 % der Teilnehmenden täglich mindestens eine Stunde Arbeitszeit eingespart werden.
Fazit: Transparenz ist der Produktivitätsbooster
Moderne Unternehmen müssen Prozesse so gestalten, dass Mitarbeitende schnell und ohne Umwege an die nötigen Informationen kommen. Wer heute in durchdachte Dokumentation und effiziente Strukturen investiert, spart morgen Zeit – und stärkt gleichzeitig Motivation und Zusammenarbeit im Team.
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