Datensilos vermeiden und Wissen effektiv teilen – ein echter Wettbewerbsvorteil in Zeiten von Corona
Wissensmanagement, auch schon vor der Corona-Krise war den meisten Unternehmen in Deutschland bewusst, wie wichtig eine gute Aufbereitung, die Sicherung und das effektive Management des Unternehmenswissens ist.
Dennoch gab eine Vielzahl der Unternehmer zu, nicht ausreichend auf den Generationenwechsel, und den damit einhergehenden Abgang von wertvollem Wissen durch die hohe Anzahl von in naher Zukunft in Rente gehenden Mitarbeitern, vorbereitet zu sein.
Zusätzlich bekannten sich die Unternehmer der Einrichtung von Datensilos schuldig. Darunter versteht man die Existenz der unterschiedlichsten IT-Systeme zur Speicherung von Unternehmensdaten in verschiedenen Abteilungen – Produktions- und Beschaffungssysteme, ERP, CRM, Mitarbeiterdateien etc. – völlig unabhängig voneinander.
Konkurrenzfähig kann ein Unternehmen aber im digitalen Zeitalter nur dann bleiben, wenn es seinen Mitarbeitern – und damit dann schließlich auch seinen Kunden – alle Informationen zeitaktuell, ohne großen Beschaffungsaufwand, möglichst standortunabhängig und wenig kostenintensiv zur Verfügung stellt.
Wissensmanagement als Wettbewerbsvorteil:
In der Corona-Krise wurde der Wettbewerbsvorteil von Unternehmen, die bereits in ein entsprechendes Wissensmanagement-System investiert hatten, noch deutlicher, mussten sich die Unternehmen doch nicht erst um die Einrichtung des entsprechenden Informationsweges kümmern.
Hatte man sich schon im Vorfeld darum bemüht, die Datensilos aufzulösen und das Wissen sinnvoll zusammenzuführen, waren die gewünschten Informationen nun über ein zentrales System einfach und schnell abruf- und verwertbar.
Die Investition in eine neue unternehmensweite Plattform, die möglichst viele Schnittstellen hat, so dass alle Daten aus den bereits bestehenden Systemen problemlos integriert werden können, erweist sich also – wenn nicht schon vorher – so doch spätestens jetzt in der Krise als zeit- und kostensparend, ferner als kundenfreundlich – und somit als echter Wettbewerbsvorteil.
5 Vorteile von Wissensmanagement im Unternehmen
Ein durchdachtes Wissensmanagement zahlt sich in vielen Bereichen aus. Diese fünf Vorteile spüren Unternehmen besonders schnell:
1. Wissen bleibt im Unternehmen
Wenn erfahrene Mitarbeitende in den Ruhestand gehen oder das Unternehmen verlassen, geht ohne Dokumentation oft jahrzehntelanges Erfahrungswissen verloren. Eine zentrale Wissensdatenbank hält Abläufe, Ansprechpartner, Lösungen für typische Probleme und Projekterfahrungen fest – unabhängig davon, wer gerade im Haus ist. So wird der Generationenwechsel planbar, statt zum Risiko zu werden.
2. Informationen in Sekunden statt Stunden finden
Viele Beschäftigte verbringen täglich wertvolle Zeit damit, Dokumente, E-Mails oder die richtige Ansprechperson zu suchen. Liegt das Wissen an einem Ort und ist über eine leistungsfähige Enterprise Search durchsuchbar, finden Mitarbeitende die passende Information mit wenigen Klicks. Das spart Zeit, Nerven und letztlich bares Geld.
3. Weniger Fehler und gleichbleibende Qualität
Wenn alle mit denselben, aktuellen Anleitungen, Checklisten und Vorlagen arbeiten, sinkt die Fehlerquote deutlich. Veraltete Dateiversionen auf lokalen Laufwerken oder in E-Mail-Postfächern gehören der Vergangenheit an. Kunden profitieren von einer einheitlich hohen Qualität – ganz gleich, welcher Mitarbeitende ihr Anliegen bearbeitet.
4. Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeitender
Neue Kolleginnen und Kollegen finden im Wissensmanagement-System alle wichtigen Informationen zu Prozessen, Zuständigkeiten und Werkzeugen gebündelt. Statt erfahrene Teammitglieder ständig mit Fragen zu unterbrechen, können sie sich vieles selbstständig erarbeiten. Das Onboarding wird kürzer, und neue Mitarbeitende sind früher produktiv.
5. Bessere Zusammenarbeit über Abteilungen und Standorte hinweg
Gerade wenn Teams im Homeoffice oder an verschiedenen Standorten arbeiten, ist ein gemeinsamer Wissensstand entscheidend. Ein zentrales System löst Datensilos auf, verbindet Abteilungen miteinander und macht Expertenwissen für alle sichtbar. So entstehen kürzere Abstimmungswege und bessere Entscheidungen.
So gelingt der Einstieg in 3 Schritten
Erstens: Erfassen Sie, wo im Unternehmen heute Wissen liegt – in Köpfen, Laufwerken, Fachanwendungen und E-Mail-Postfächern. Zweitens: Wählen Sie eine zentrale Plattform mit Schnittstellen zu den bestehenden Systemen, damit vorhandene Daten nicht doppelt gepflegt werden müssen. Drittens: Legen Sie klare Verantwortlichkeiten für die Pflege der Inhalte fest, damit das Wissen dauerhaft aktuell bleibt. Wie viel Potenzial in Ihren Daten steckt, lesen Sie auch in unserem Beitrag zum Wissenspotenzial und Datenmanagement.
Fazit: Wissensmanagement lohnt sich
Wer sein Unternehmenswissen systematisch sichert und teilt, macht sich unabhängiger von einzelnen Personen, arbeitet effizienter und reagiert schneller auf Veränderungen. Entscheidend ist eine Wissensdatenbank mit intuitiver Bedienung, denn nur ein System, das alle Mitarbeitenden gern und regelmäßig nutzen, entfaltet seinen vollen Nutzen.
Eines der besten Wissensmanagement-Systeme, welches derzeit am Markt zu finden ist, bietet die IntranetBOX GmbH an.
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